社会保険労務士 SATOH's オフィス
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マイナンバー制度（社会保障・税番号制度）は、住民票を有する全ての国民にマイナンバー(個人番号／12桁）を与え、社会保障、税、災害対策の分野で効率的に情報を管理し、複数の機関に存在する個人の情報が同一人の情報であることを確認するために導入されたものです。 なお、設立登記された法人には法人番号(13桁)が付与されます。 法人番号は個人番号と異なり、公開され自由に使用することができます。
制度の詳細は右リンクの国税庁と内閣官房のホームページに詳しく記載されています。
社会保険労務士 SATOH's オフィスでは、マイナンバーの取扱いについて助言を行うとともに、当事務所に取扱事務を委託された場合は、万全の安全管理措置を講じます。
①マイナンバー収集対象者の洗い出し 従業員やその家族だけでなく、支払調書を出す個人支払先も対象です ②収集対象者への周知と番号の収集 マイナンバー管理について従業員の教育も行いましょう ③方針の明確化と規定類の整備 マイナンバーの取扱いにかかる基本方針を明確にし、取扱い規定を整備 ④安全管理措置の検討 最も重要で負荷のかかる部分です（後述） ⑤社内システム（給与、人事等）改修 市販ソフトは最新版に、自社開発ソフトは改修 ⑥委託先、再委託先の体制確認、監督 社会保険労務士などの委託先を管理しましょう
マイナンバーの運用や管理にあたっては、情報が漏えいすることがないよう、以下のような高次元の安全管理措置を講ずることが求められています。 情報漏洩にあたっては、個人情報保護法よりも重い罰則が設けられています。
①組織的安全管理措置 情報漏洩等の事故発生に備えた組織体制の整備など ②人的安全管理措置 総務、人事、経理などの事務取扱い担当者に対する監督と教育など ③技術的安全管理措置 パソコンや電子データの盗難防止策など ④物理的安全管理措置 外部からの不正アクセス防止策など
中小規模事業者については取扱うマイナンバー数が少ないなどの理由から、事務作業負担軽減のためにマイナンバーガイドラインで特例的な対応が認められています。 ここでいう従業員には、パートタイマーや嘱託社員も含まれます。
免除されているのは基本方針や取扱規定類の整備、安全管理措置における体制整備などで、責任者と担当者の明確化、取扱状況の記録、パスワードの設定など、実質的にマイナンバーが保護される状態にすればよいとされています。
租税関係の法定保存期間は７年、社会保険関係はそれぞれの法律で法定保存期間が定められています。その後はシュレッダー等で確実に廃棄しましょう。 デジタルデータの場合は復元できない消去方法を選択しましょう。
03-6453-8760
(受付時間：平日9:00-18:00)
